Sidste spurt: Hvordan man hurtigt håndterer arbejdsforhold

alexander savina

Ved udgangen af ​​ugen (og ved udgangen af ​​året også) vores eneste ønske er at hurtigt håndtere arbejdet og endelig begynde at hvile. Der er et stort udvalg af bøger og manualer om tidsstyring - for at finde det, der passer dig, er ikke svært. For dem der endnu ikke er klar til alvorligt at dykke ind i spørgsmålet, har vi samlet et par tips og tricks, der kan hjælpe med at håndtere arbejdsforhold hurtigere og gøre dig mere produktiv.

 

Søg ikke multitasking

De enkle råd, de få faktisk følger: For at klare en opgave hurtigt og godt, er det bedst at gøre det alene og om muligt fjerne alle distraktioner. Ikke alle er i stand til at koncentrere sig lige så godt på flere ting på samme tid, især hvis hver af dem kræver nedsænkning og opmærksomhed - på grund af dette lider kvaliteten af ​​arbejdet.

Arbejds chatrum, instant messengers, e-mail - alt dette er meget distraherende. Tænk på, hvordan du kan slippe af distraktioner - for eksempel, ikke reagere straks, så snart en meddelelse om en ny besked dukker op, registrerer tredjepartsopgaver, der opstår under arbejdet for at løse dem senere, eller gruppér lignende opgaver og afsat tid på dagen for at løse dem. Sidstnævnte vil tillade mindre distraktioner - ingen grund til at genopbygge fra en type opgaver til en anden. At følge dette princip kræver disciplin og en seriøs udholdenhed - men resultatet vil ikke vare lang tid.

Planlæg din arbejdsdag

Opgavelisten er en simpel teknik, som gør arbejdet meget lettere: du kan estimere den faktiske mængde opgaver og fastsætte realistiske deadlines for at fuldføre. Uanset hvor meget du vil tro på det modsatte, men alle opgaver har forskellige grader af betydning - så skal du prioritere, når du planlægger dit arbejde. Overvej hvilken tid på dagen du er mest produktiv, og prøv at løse de vigtigste og vanskelige opgaver på dette tidspunkt. For eksempel er mange mennesker vant til at starte dagen med at kontrollere deres arbejdspost, men det er ikke altid den bedste løsning. Hvis du er mest aktiv om morgenen, før du bliver træt og mister opmærksomheden, er det bedre at forlade denne tid til de sværeste eller kreative opgaver, der kræver koncentration.

Møder kan ofte bryde en dag - for eksempel hvis de holdes et par timer efter arbejdsdagens start, hvor du ikke har tid til at gennemføre mindst en opgave. Når du planlægger din tid, skal du overveje, om du vil have tid til at gøre noget før og efter møderne eller imellem dem - måske er det lettere at udsætte mødet til morgenen? Derudover er arbejdet uforudsigeligt, og du kan til enhver tid have uforudsete opgaver. Derfor er det bedre, at planen for dagen ikke var meget tæt og der var tid til overraskelser - regner med 5-6 timers kontinuerligt arbejde.

Indstil selv deadlines - og stram dem

En af grundene til, at vi ikke kan klare opgaven hurtigere - manglen på en klar frist: arbejdet tager ofte tiden til det. Fristerne for vanskelige opgaver er særligt vigtige: Meget ofte forkortes og arbejdes der med en vanskelig opgave, fordi det virker enormt for os - en klar frist hjælper med at gøre det mere forståeligt.

For det første forsøge at reducere arbejdet med en opgave, som du normalt bruger flere timer i en halv time - måske vil du selv ikke mærke, hvordan man skal klare alt hurtigere end normalt. Det er sandt værd at være forsigtig her - sæt dig selv realistiske deadlines (ikke forsøge at gøre hele dagens arbejde om to timer) og tag ikke dig selv, hvis du ikke kunne klare opgaven i den tildelte tid: du arbejder ikke i konstant stress og ingen panik.

Brug mindre tid med ubetydelige opgaver.

Ikke alle arbejdsopgaver er lige vigtige - så det er ikke værd at bruge samme tid på dem. Simon Reynolds, en business mentor, rådgiver at forlade ti minutter eller endnu mindre for små opgaver: oftest kræver de ikke perfekte præstationer, så du kan donere dem til at udføre vigtige opgaver. Ifølge Reynolds kan man spare op til 90 minutter om dagen - det vigtigste er at forsøge at reducere tiden for opgaver målrettet flere gange om dagen. Derudover er en af ​​de bedste måder at gå ind i rytmen i begyndelsen af ​​arbejdsdagen at udføre en lille (dette er vigtigt!) Og ikke den sværeste opgave. Dette kan sammenlignes med morgenen træning: du vil føle dig bedre og være i stand til at gøre andre ting.

En anden nyttig teknik - prøv at bruge på beslutninger kun et minut. Vi bruger ofte meget tid på at tænke på det, men ikke altid de beslutninger, der bliver truffet, bliver bedre. Hvis du bemærker, at du ofte kender den rigtige beslutning, men tag tid, så prøv at sætte dig selv en 60-sekunders deadline.

Vælg en passende tidsstyringsordning.

Der er mange teknikker til at hjælpe dig med at blive mere produktive og bedre bygge din dag - det vigtigste er at finde din egen. En af de mest almindelige er "tomatteknikken" (dens skaber brugte en timer i form af en tomat). Det er baseret på enkel logik: vi har brug for tid til at blive involveret i arbejdet og udføre det effektivt og tid til hvile. "Tomatteknik" betyder at du deler dit arbejde i blokke - "tomater".

Du skal indstille en timer i 25 minutter (dette er en "tomat"), hvor du kun vil være engageret i arbejde uden at blive distraheret af noget andet. Når timeren ringer, skal du tage en fem minutters pause, og derefter starte en ny blok. Efter tre eller fire 25 minutters blokke skal du tage en længere pause og hvile i 15-30 minutter.

Du behøver ikke nøje at overholde disse tal: Tidsintervaller kan være noget, det vigtigste er ikke for kort - ellers har du ikke tid til at gøre en vis mængde arbejde uden at blive distraheret. Denne teknik er meget effektiv: I en blok af tid, hvor du ikke gør andet end arbejde, kan du fange meget mere. Derudover kan du i "tomaterne" måle, hvor meget tid du bruger på denne opgave - og det er bedre at planlægge din tid.

Tænk på, hvad du kan nægte

Det er vigtigt at anslå omfanget af dit arbejde tilstrækkeligt og strengt - så bliver det hurtigere. Coach Mark McCartney anbefaler i koldt blod at kassere alle unødvendige ting: Vurder, hvilke af dine opgaver er de vigtigste og vigtige, og som du sikkert kan forlade (godt eller forsøge at delegere). Ifølge McCartney er vi meget ofte enige om at gøre noget på maskinen uden at tænke over, hvorfor denne opgave er vigtig, og om det virkelig er så vigtigt.

En kritisk tilgang hjælper med til at gøre dit liv lettere og prioritere. I praksis handler denne henstilling primært om e-mail - tænk på, hvordan du kan optimere processen (f.eks. Brug skabeloner eller automatiske svar til e-mails, der ikke kræver et tankevækkende svar), og om alle meddelelser er værd at besvare.

Tag pauser

Du ved allerede dette: En træt person kan simpelthen ikke arbejde effektivt. Ofte for at gøre mere, stræber vi os efter at arbejde længere og uden pauser, selvom det er værd at gøre det modsatte. Enhver, der forladte elevens vane til at sove et par timer om dagen, ved erfaringerne, at hvis du får nok søvn og har en god hvile fra arbejde om aftenen, bliver du meget mere produktiv og kan gøre meget mere, end hvis du kom i arbejde halvt i søvn. Hold også pause så meget som muligt. På samme tid (og du ved også dette) skal pause være af høj kvalitet: Du skal ikke holde dig i smartphone eller begynde at bladre gennem Facebook - det er bedre at bevæge dig væk fra computeren i et kort øjeblik og aflede fra informationsstrømmen.

Vær ærlig over for dig selv

Måske det vigtigste råd: Kun du kan forstå præcis, hvad der hæmmer din produktivitet. Ofte har vi mindre tid på grund af etablerede vaner - og her skal vi ærligt indrømme, at det er værd at skifte. Når du kommer til arbejde, bruger du tyve minutter med at blive involveret i processen? Kan du lide at drikke kaffe med en kollega efter frokost? Konstant skifte mellem opgaver og kan ikke koncentrere sig om en ting? Holde sig til budbringere Du ved hvad du skal gøre.