Sådan organiserer du arbejdsområdet effektivt

Alexandra Savina

Det meste af dagen bruger vi på arbejde, hvad enten kontor eller hjemmekontor. Men vi ofrer ofte vores egen komfort og tænker sjældent på, hvordan rummet omkring os påvirker os. Hvis det ser ud til dig, at du ikke har tid og er mired i en masse pligter, er det muligt, at sagen er i en uassocieret stak papirer på bordet, hvor det er umuligt at finde noget. Vi deler tips, der hjælper dig med at organisere din arbejdsplads bedre for at arbejde mere produktivt.

Slippe af med overskydende

Før du begynder at omorganisere arbejdspladsen, skal du smide alle unødvendige ud. Selvom du arbejder mere produktivt på et urenset bord, bliver det ikke ondt at slippe af med det, der ikke giver noget godt. Dette gælder for alt: arbejdspapirer, papirvarer og andre ting - prøv at gøre det nødvendige minimum. Kast ud i koldt blod, som ikke hjælper dig i dit arbejde: Et par mindeværdige ting og et yndlingsbillede i en ramme vil ikke forstyrre, men hvis de er meget større, kan de tage en seriøs del af arbejdsfladen.

Forår rengøring hvert par måneder og holde det rent regelmæssigt. Vælg den mest hensigtsmæssige tidsplan for dig selv (f.eks. 15 minutter ved afslutningen af ​​hver arbejdsdag eller en time på fredag) og hold dig til det - det bliver lettere at vedligeholde ordren, og dokumenter og papirer samles ikke på bordet. Og for at slippe af med unødvendigheden var det lettere at holde en skraldespand ved siden af ​​bordet. Desuden er det i slutningen af ​​dagen nyttigt at tørre bordet med en antibakteriel klud.

Håndtere papirer og dokumenter

Lad os være ærlige: papir - den vigtigste kilde til affald på skrivebordet. Og selv om vi arbejder mindre og mindre sammen, er der ikke så mange virksomheder, der helt har skiftet til elektronisk dokumenthåndtering, som det kunne have været. For at håndtere strømmen var nemmere, på bordet kan du have to bakker eller to mapper - afhængigt af antallet af dokumenter, du skal håndtere. I det første skal du tilføje alt nyt: ansøgninger til signatur, uåbnede breve og lignende. I det andet skal du sende de papirer, du kiggede på, og det skal behandles senere - så intet vil blive efterladt uden opmærksomhed.

For papirer, som du ikke behøver at håndtere lige nu, men som du stadig skal bære med dig, er det bedre at have et bestemt opbevaringssystem. Det behøver ikke at være fortrolige mapper: Hvis du ikke har meget plads på bordet, kan du prøve at hænge specialbakker (for eksempel at gemme aviser) på væggen. Små noter, noter og påmindelser i stedet for et kedeligt korkbræt kan hænges på et specielt gitter. Særligt vigtige dokumenter kan scannes og gemmes på en computer kopi.

Overvej systemet med genveje og affald - måske er det nok for dig at simpelthen underskrive mapper, eller måske vil det være nyttigt at markere dem med farve for at finde det, du har brug for hurtigere. Når du folder foldere, spørg dig selv, om du virkelig har brug for dem, og om du vil kontakte dem i fremtiden - det meste af det vi gemmer "bare i tilfælde" vi aldrig bruger. Prøv ikke at starte mappen "Andet" eller "Diverse" - sandsynligvis vil du med tiden glemme, hvad der er der.

Prøv at introducere princippet "Paper - action". Lad ikke dokumenter og noter bare ligge på bordet, betrag dem som en handling, du skal udføre: For eksempel er visitkortet, som telefonnummeret er skrevet til, en lejlighed til at foretage en ny kontakt på smarttelefonen eller notere i dagbogen, at du har brug for nogen at ringe

Brug bokse og andre opbevaringsværktøjer.

Når du har håndteret papirerne, skal du være opmærksom på andre ting på dit skrivebord. Med hvilken kærlighed du vælger papirvarer, er det bedre ikke at holde dem hele tiden på bordet og få efter behov - så der bliver mere plads og mindre støv. For små ting kan du for eksempel bruge ægkystfartøjer. I en separat kasse eller beholder er det værd at sætte det, du ikke bruger meget ofte: for eksempel et slagtilfælde, en kalkulator eller et klæbebånd.

Kasser, mapper og opbevaringsbeholdere er billige (de findes i samme IKEA), men de vil hjælpe med at bruge arbejdsområdet meget mere effektivt - både på kontoret og i hjemmet. Vælg holdbare, der vil vare i lang tid - og glem ikke at tænke på systemet med etiketter og affald, som det er tilfældet med papirer.

Hold ledningerne i orden

For at gøre skrivebordet mere rent, skal du skjule ledninger og forlængerledninger: Du kan købe en speciel beholder, eller du kan prøve at lave det selv - fra en skoboks. Hvis der ikke er meget plads og der ikke er plads til at skjule ledningerne, skal du i det mindste forsigtigt binde dem op, så de ikke forstyrrer og ikke forveksles.

Sorter filer på computer

Et andet vigtigt punkt i organisationen af ​​arbejdsområdet er sorteringen af ​​filer på computeren. Hvis du ikke har gjort det endnu, skal du stille en time eller to til at organisere dokumenter på en ny måde: det er skræmmende at tage på, men så vil du takke dig selv. Ligesom i tilfælde af almindelige papirer, er systematisering og etiketter, der passer dig, meget hjælpsomme. Hvis du ofte skal arbejde med forskellige versioner af det samme dokument, er det nyttigt at overveje et navngivningssystem, der er forståeligt for alle medarbejdere, der arbejder på opgaven. Derudover kan navnet på hver ny version tilføje datoen og om nødvendigt tid - det vil være så nemt at forstå, hvornår de sidste ændringer blev foretaget, og sammenligne versioner.

Mapper, som du ikke har brug for lige nu, men vil være nyttige i fremtiden, kan du arkivere - så det bliver lettere at navigere. En kopi af de mest værdifulde dokumenter skal gemmes i skyttjenesten - bare i tilfælde.

Ordne ekstra lagerplads.

Dette råd er først og fremmest nødvendigt for dem der arbejder hjemmefra og ikke kun med dokumenter, men også med mere voluminøse materialer. Hvis du forlader papirer på bordet til weekenden på kontoret, er det ikke så skræmmende, så hjemme vil du have rummet så rent som muligt. Ikke alle har et separat kontor eller et stort arbejdsområde, men i dette tilfælde er der en vej ud. Du kan tilføje hængende hylder over bordet eller arrangere yderligere lagerplads nedenunder.

Opdel arbejdspladsen i zoner

Dette er en nyttig teknik, der kan hjælpe dig med at klare mere effektivt med forskellige opgaver: Tag plads til arbejde på en computer og et separat område til opgaver, der kan løses uden det - med trykte dokumenter eller for eksempel brainstorming med en notesbog i hånden. Selvom du har et lille bord, kan du stadig zoneere rummet: det er nok for eksempel at flytte over til den anden side eller sidde på en fælles sofa.

Hvis du arbejder hjemmefra, er det meget vigtigt at tildele et separat rum til arbejde (selvom det er en del af et køkkenbord eller et lille foldebord). Dette er først og fremmest nødvendigt for at adskille arbejdsliv og privatliv (hjemmefra kan det være svært at skifte fra en tilstand til en anden), men det kan være nyttigt ud fra et mere praktisk synspunkt. For eksempel er det nyttigt at have en separat arbejd computer, som børn ikke vil nærme sig og som ikke vil bryde på det mest upassende tidspunkt.

Hold tingene ved hånden

Vi tror alligevel, at du anvender dette princip, men det vil være nyttigt at sige det igen. Når du opretter et hjemmekontor, organiserer rummet og bestemmer, hvor dette eller det vil lyve, start først og fremmest ud fra, hvordan arbejdsgangen er struktureret. De mest nødvendige ting skal altid være til stede, ellers styres af, hvordan du bruger genstande - f.eks. Holde papir i nærheden af ​​printeren og klistermærker - tæt på det område, hvor du normalt arbejder med dokumenter eller læs nødvendige bøger til arbejde.

Pas på ting, der får dig til at føle sig bedre.

Tænk over arbejdsområdet, glem ikke om komfort - også i små ting. Det er meget vigtigt at vælge en behagelig stol, så der ikke er smerter i ryg og nakke, for at tage højde for tilstrækkelig belysning (hvis det er mørkt på kontoret, køb en bordlampe) og andre ting, der kan gøre kontorets arbejde bedre - for eksempel en pude under håndleddet, hvilket hjælper med at forhindre udseendet af tunnelsyndrom eller fodstøtte, hvilket letter belastningen på ryg og nakke.

Spis ikke ved dit skrivebord

Selvom dette råd ikke vedrører rumorganisationen, men til organisationen af ​​arbejdsprocessen, og det synes indlysende, bliver de stadig forsømt - men forgæves. Når du spiser på dit skrivebord, kan du spise mere ubevidst (når vi er optaget, holder vi ikke opmærksom på, hvor meget vi spiser, selvom vi ikke er sultne, og ofte vælger vi ikke de mest nyttige snacks). Derudover vil en frokostpause (omend lille) hjælpe med at distrahere fra forretninger og vende tilbage til dem med nye kræfter.

Hvis snacking ved dit skrivebord ikke kan undgås, skal du vælge mad, der ikke smuldrer, spild eller pletter (skak krummer fra tastaturet eller spild suppe på en arbejdende bærbar computer er en trist udsigt), forsøge at være forsigtig og ikke forstyrre andre (en stærk lugt af mad kan være ubehagelige for kolleger), ryd dig op efter dig selv og sørg for at tørre bordet efter aftensmaden.

billeder: CB2, Blu Dot, IKEA, MoMA Design Store