Checkliste: 8 tegn på, at du ikke ved, hvordan du kan allokere tid
alexander savina
Det ser ud til at evaluere effektiviteten af time management færdigheder meget enkelt: hvis du har tid til at gøre alt arbejdet inden for den angivne periode eller er i stand til at accelerere i en kritisk situation og udføre opgaverne så hurtigt som muligt, så er alt i orden. Men nogle gange er problemer med tildeling af tid ikke så oplagte - for eksempel, hvis du har tid til alt, men fra tid til anden føler du, at du handler inden for grænserne af muligheder. Vi forstår hvordan man forstår dette - og hvad man skal gøre ved det.
1
Du kan ikke estimere, hvor længe din handling vil tage.
Hvis du bemærker, at du er stabilt sent i fem til ti minutter (at arbejde, at møde venner og hvor du er), er problemet måske, at du ikke forstår fuldt ud, hvor meget tid du har forskellige opgaver. Dette sker - du synes at være sikker på, at sagen er enkel, og kun i slutningen indser du, at du vil have brug for yderligere ti minutter.
Den gode nyhed er, at du kan klare det her: Hvis du opdager en tilbøjelighed til at planlægge alt på samme tid, skal du blot lægge på hver sag to gange - eller i hvert fald de femten yderligere minutter. Mange bruger denne teknik, når de planlægger deres arbejdsdag: Husk at en uventet force majeure altid kan indsættes i en harmonisk liste over opgaver.
2
Du har ingen klar plan for dagen.
En opgaveliste er et af de nemmeste og mest effektive værktøjer til tidsstyring: takket være det kan du nemt forstå, hvor meget tid du har brugt på opgaver, og hvor systemet fejler. Alt dette betyder selvfølgelig ikke, at du skal regne med dagen op til minuttet - men i det mindste at forstå listen over spørgsmål og tænke på, hvad og i hvilken rækkefølge du vil være engageret i, er altid nyttigt.
Mange i arbejdet og udenfor er hæmmet af følelsen af, at der er for mange problemer, og det er ikke klart, hvilken man skal tage i første omgang. Dagbogen eller forretningsplanen løser dette problem og tilføjer detaljer om dagen: listen over ting skræmmer langt mindre end kaoset i mit hoved.
3
Du er bange for at delegere
"Hvis du vil gøre noget godt, gør det selv" - en populær, men ikke den mest produktive idé: der er altid risiko for at indsamle så mange ting, at du simpelthen ikke kan klare dem. Hvis du er vant til at følge processen fra begyndelsen til slutningen og ikke er klar til at give slip på kontrol, men det begynder at forstyrre produktiviteten, skal du overveje, om det er på tide at delegere en del af opgaverne til en anden.
Og hvis du slipper for de arbejdsspørgsmål, er du ikke klar endnu, så er det helt muligt at overlade rengøringen til en anden, og i stedet for at lave mad efter en travl dag - bestil mad derhjemme. Fritid kan bruges til hvile - at være mere produktiv den næste dag.
4
Du prioriterer ikke
For at optimere tiden er det ikke nok at forstå, hvad du skal gøre om dagen - du skal også vurdere, hvad der er vigtigt at gøre lige nu, og hvad kan vente. "Meget ofte udskyder vi vigtige opgaver, dem der lægger pres på os - på grund af den mentale indsats, vi skal lægge for at koncentrere os om dem", sagde coach Kimberly Medlock.
Det er lettere at svare på et dusin breve, selvom de ikke kræver en presserende reaktion end at tage en stor og vigtig rapport op, som skal indsendes hurtigst muligt - selv om det er mere produktivt at være opmærksom på den anden. Hvis dette er tilfældet - prøv at genoverveje prioriteterne: uanset hvor svært det er at tage på hovedparten af arbejdet, vil du helt sikkert være taknemmelig for dig selv, at du gjorde det.
5
Du forsøger at gøre ti ting på én gang.
Ikke alle eksperter anser multitasking for at være en god idé. Og hvis det er nemt at klare to mekaniske tilfælde (for eksempel at lytte til en podcast og samtidig), er to handlinger, der kræver kontinuerlig opmærksomhed (for eksempel at se en tv-serie og forsøger at svare på e-mail på samme tid) sværere at kombinere - sandsynligvis vil du hurtigt skifte fra en opgave til en anden.
I modsætning til hvad logikken dikterer, vil du sandsynligvis hurtigere klare sagen, hvis du kun holder øje med ham. Du kan prøve den berømte "tomatteknik": Start en timer i 25 minutter og lad dig ikke distrahere af noget på dette tidspunkt - når tiden er færdig, kan du tage en fem minutters pause.
Du kan prøve mindre strenge metoder - for eksempel at tildele en bestemt tid til en bestemt opgave (deadline får dig til at arbejde hurtigere - det vigtigste er ikke at overbelaste) eller bare forsøge at minimere eksterne stimuli. Start med en email: i stedet for at skynde dig for at tjekke den en gang hver halve time, sæt et par minutter til side to eller tre gange om dagen.
6
Du slapper ikke af
Efter studentårene står mange over for en vanskelig opdagelse: sov ikke hele natten lang, og så, som om der ikke var sket noget, kan de ikke gøre forretninger. Du har selv sikkert bemærket, at i de dage, hvor du ikke fik nok søvn eller var bare meget træt, bliver du distraheret oftere, og arbejdet går meget langsommere, end det kunne.
I sådanne tilfælde er der altid risiko for at falde ind i en farlig rut, når du indser at du gjorde meget lidt om dagen og afslutte tingene sent om aftenen - så du ikke får nok søvn næste dag og arbejder mindre end du kunne. Hvis du fanger dig selv herom, ved du, at den bedste produktivitetshjælper er en god drøm (glem ikke hygiejnen!).
7
Du ved ikke, hvordan man siger nej
For mange opgaver er simpelthen umulige at opnå: forsøger at gøre alt på én gang, i et vist stadium må du måske ofre enten kvalitet eller vilkår. Der er altid dem omkring dig, der beder om en tjeneste eller tjeneste, det ser ud til at der ikke er noget galt med en lille virksomhed - indtil du indser, at mange forespørgsler forstyrrer din egen, meget vigtigere for dig.
Det er lige så nemt at overvurdere, hvor mange opgaver du er i stand til at tage på, samt at begå en fejl med den tid, der er nødvendigt for dem - og alt dette kan igen føre til udbrændthed. Derfor er det så vigtigt at lære at sige "nej" i tide: det er bedre at straks nægte at gøre noget end at fylde deadlines, at gøre alt dårligt, eller bare for at blive udmattet.
8
Du forsøger at gentage din rytme
De hyppigste råd, der kan høres, når det kommer til produktivitet er: "Bare stå tidligt op og gøre mere om morgenen" - det er det, som Anna Wintour, Tim Cook og Richard Branson angiveligt gør. Måske inspireret af deres eksempel står du op om fem om morgenen for at øve dig, møde din kæreste til morgenmad og være på bordet allerede klokken ni - men i stedet for munterhed og vilje til hurtigt at afslutte, føler du dig overvældet og træt.
Desværre er der ingen universel opskrift på produktivitet. Det er muligt, at det bliver lettere for dig at træne og mødes med venner ikke tidligt om morgenen, men om aftenen efter arbejde - og toppen af din produktivitet er ikke klokken 9 om morgenen, men om tre om eftermiddagen efter en frokostpause. I stedet for at forsøge at blive en lark, lyt til kroppen - så du vil føle dig meget bedre.
billeder: cherylvb - stock.adobe.com, Nomad_Soul - stock.adobe.com